Les commanditaires des
évaluations ne distribuent pas gratuitement de l’argent aux consultants, ils
ont des décisions importantes à prendre en terme d’atteinte des objectifs par
rapport aux projets qu’ils conduisent , ce qui permettra aux financeurs et aux
bailleurs de fonds de leur renouveler
leurs appuis. C’est la raison pour laquelle l’évaluation on inscrit l’évaluation
dans la planification des projets afin de justifier du bon emploi des
ressources et pour l’atteinte des objectifs.
Dans ce cadre, les commanditaires
d’une évaluation, procèdent d’une façon très rigoureuse pour choisir un cabinet
ou un consultant indépendant pour la réalisation d’une telle étude.
Dans la pratique, tout commence
par la rédaction des termes de références (TDR) que l’équipe responsable du
projet fait rédiger par un consultant si elle n’est pas capable de le faire
elle-même.
Ces (TDR) est pour l’équipe du
projet sont un document qui montre vers où l’on va dans la conduite du projet,
et qui contient des éléments sur
lesquels on s’appuie pour atteindre les objectifs. C’est un document très
détaillé qui précise tous les éléments de travail que va faire
l’évaluateur d’un projet.
L’équipe-projet doit endosser les TDR
avant de lancer un appel d’offre.
La réponse à un appel d’offre
exige une analyse des TDR, elle se
déroule de la manière suivante :
Le consultant postulant doit
s’assurer que les intentions des commanditaires sont- claires à travers
l’existence du contexte de la commande, des résultats attendus, et
l’utilisation des résultats.
Il doit ensuite s’assurer que la
politique à évaluer est correctement décrite, notamment ses objectifs, les moyens et procédures, l’évaluation dans le temps, le système
d’acteurs, les cibles et bénéficiaires, les autres actions publiques connexes
Le champ de l’évaluation doit
être clairement défini à travers le périmètre de l’intervention publique à
l’évaluer (politique, programme dispositif), la période à étudier.
Le consultant qui répond aux TDR
doit ensuite s’assurer de l’existence du questionnement évaluatif, et savoir
s’il est clairement organisé, s’il est bien construit (s’agit-il réellement de
questions évaluatives), et s’il est
cohérent avec les intentions exprimées.
Le consultant doit aussi s’assurer
de la disponibilité des sources et données, et vérifier si elles sont
détaillées à travers la description des données disponibles et manquantes (y
compris les champs des bases de données existantes), le format et support
(dossiers papiers, dossiers informatisés, bases de données et logiciel
concerné), et si cette disponibilité est limitée et voir les difficultés
éventuelles.
Enfin, le consultant doit
s’assurer si le commanditaire est clair et pertinent sur ses attentes en termes
de méthodes, si le calendrier est précis et réaliste, si le budget annoncé est
en rapport avec les moyens à ployer, si les modalités d’organisation sont bien
précisées ; et de la composition et du rôle de l’instance d’évaluation relation
technique prestataire- commanditaire, et du nombre de réunions prévues.
Les exigences du commanditaire en
terme de livrable et de présentation des résultats sont elles formulées, les
nombres et formes des livrables, le nombre et la forme de présentation des
résultats au commanditaire et à ses partenaires, puis de la diffusion des
résultats.
Une fois assuré que toutes ces
questions des TDR sont clairement exprimées, la réponse à l’offre peut alors
être rédigée.
Il est vivement conseillé de se souvenir
que chaque réponse soumise est analysée à l’aide d’une grille de notation qui
permet de départager les consultants.
Et que le meilleur gagne !
Nous informons tous les
Internautes que SOGEVAL tient à leur disposition des fiches complètes des sujets
évoqués dans les TEXTOS.
LA REDACTION
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